Regulamin
§1. Postanowienia ogólne
§2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji
§3. Uczestnictwo w sesjach referatowych
§4. Uczestnictwo w sesjach posterowych
§5. Opłaty
§6. Dane osobowe
§7. Postanowienia końcowe
Regulamin
IX edycji Kopernikańskiego Sympozjum Studentów Nauk Przyrodniczych
§1. Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy Regulamin określa prawa i obowiązki Uczestników IX edycji Kopernikańskiego Sympozjum Studentów Nauk Przyrodniczych, dalej zwanego Konferencją.
1.2. Kopernikańskie Sympozjum Studentów Nauk Przyrodniczych jest ogólnopolską konferencją naukową organizowaną przez Koła Naukowe działające na Wydziale Nauk Biologicznych i Weterynaryjnych, oraz Wydziale Nauk o Ziemi i Gospodarki Przestrzennej Uniwersytetu Mikołaja Kopernika w Toruniu, skierowaną do studentów pierwszego, drugiego oraz trzeciego stopnia studiów.
1.3. Komitet organizacyjny tworzą organizatorzy Konferencji, których imienna lista dostępna jest w serwisie internetowym Konferencji po wcześniejszym zalogowaniu się do serwisu.
1.4. Konferencja, odbywa się w terminie i miejscu wskazanym przez komitet organizacyjny KSSNP.
1.5. Najnowsze informacje odnośnie Konferencji, są dostępne pod adresem www.kssnp.umk.pl, dalej zwanym Serwisem Internetowym Konferencji. Poprzez Serwis użytkownik dokonuje rejestracji oraz opłaty konferencyjnej.
1.6. Uczestnictwo czynne w Konferencji, stwierdza się poprzez uczestnika wnoszącego opłatę, meldującego się na KSSNP we własnej osobie i będącego autorem lub współautorem referatu lub posteru naukowego.
1.7. Uczestnictwo bierne w Konferencji, stwierdza się poprzez uczestnika wnoszącego opłatę, lecz nie będącego autorem ani współautorem referatu lub posteru naukowego.
1.8. Językiem dozwolonym na Konferencji jest język polski i angielski. Wystąpienia, postery oraz abstrakty w innym języku nie będą akceptowane.
1.9. Współautorzy mogą wziąć udział w Konferencji oznaczając w formularzu rejestracyjnym "jestem współautorem" w sekcji typ wystąpienia lub wziąć udział w charakterze uczestników biernych.
1.10. Każdy z uczestników czynnych może przedstawić jedno wystąpienie ustne lub poster.
1.11. Zgłoszenia obejmujące ten sam temat wystąpienia lub posteru będą odrzucane, poza zgłoszeniami współautorstwa.
1.12. Szczegółowy program Konferencji oraz sesji posterowych będzie dostępny na stronie internetowej KSSNP najpóźniej w dniu rozpoczęcia Konferencji.
1.13. Materiały konferencyjne oraz certyfikaty uczestnictwa można odebrać wyłącznie osobiście w czasie trwania Konferencji. Materiały nieodebrane podczas Konferencji nie będą przesyłane pocztą.
1.14. Każdy uczestnik, biorący udział czynny lub bierny otrzyma certyfikat uczestnictwa w Konferencji.
1.15. W sytuacji, przekształcenia formy konferencji na odbywającą się w sposób zdalny, ustęp 1.13 uchyla się, a zasady odbywania się sesji referatowej i posterowej reguluje osobny regulamin wideokonferencji, stanowiący załącznik nr. 1 do niniejszego regulaminu.
§2. Rejestracja uczestnictwa w Konferencji
2.1. W celu wzięcia udziału w Konferencji uczestnik ma obowiązek dokonania rejestracji oraz terminowego uiszczenia opłaty w wysokości i na konto wskazane w Serwisie Internetowym Konferencji.
2.2. Warunkami uczestnictwa w Konferencji są:
2.2.1. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego w Serwisie Internetowym Konferencji.
2.2.2. Do zgłoszenia należy załączyć odpowiednio przygotowany abstrakt (max. 200 słów) w formacie *.docx (MS Word), nie później niż w dniu zakończenia rejestracji. Przykładowy format abstraktu dostępny jest w załączniku nr 1 do regulaminu. Plik z abstraktem należy zatytułować „SPOSÓB PREZENTOWANIA (WYSTĄPIENIE/POSTER)” – „NAZWISKO i IMIĘ autora”, np. „POSTER – Nowak Adam”. Wymagana czcionka abstraktu: Times New Roman. Rozmiar czcionki: tytuł 13 px, autorzy 10 px, afiliacje 8 px, treść 10 px wyjustowane, marginesy prawy i lewy 2,5 cm. Przykładowy abstrakt dostępny pod tym linkiem. Abstrakty wysłane po terminie zakończenia rejestracji, nieprawidłowo sformatowane lub zatytułowane w nieodpowiedni sposób nie będą rozpatrywane.
2.2.3. Po otrzymaniu informacji o zakwalifikowaniu uczestnika do udziału w Konferencji, należy wpłacić opłatę konferencyjną za pośrednictwem Serwisu Internetowego Konferencji.
2.3. Termin nadsyłania zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji za pośrednictwem Serwisu Internetowego Konferencji upływa w dniu wskazanym przez Organizatora.
2.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
2.5. Wysłanie zgłoszenia rejestracyjnego zamieszczonego w Serwisie Internetowym Konferencji oznacza akceptację postanowień niniejszego Regulaminu, a także przestrzegania przepisów prawnych oraz wszelkich innych ustaleń dokonanych między Uczestnikiem a Organizatorem.
§3. Uczestnictwo w sesjach referatowych
3.1. Uczestnicy po zgłoszeniu chęci wygłoszenia własnej prezentacji podczas sesji naukowej muszą zostać uprzednio zakwalifikowani przez Komitet Naukowy Konferencji.
3.2. Prezentacje multimedialne należy przygotować w formacje *.ppt, *.pptx lub *.pdf.
Materiały należy dostarczyć do organizatorów przed rozpoczęciem danej sesji referatowej.
3.3. Wygłaszane przez Uczestników tezy i poglądy są poglądami wygłaszającego je Uczestnika i Organizator nie ponosi odpowiedzialności za ich formę ani treść merytoryczną.
3.4. Uczestnicy nie mogą wygłaszać tez i poglądów nawołujących do nienawiści lub dyskryminacji jakichkolwiek osób na tle rasowym, kulturowym, etnicznym, wyznaniowym, światopoglądowym lub ze względu na płeć. Ponadto niedopuszczalne jest propagowanie ideologii i symboliki związanej z ustrojami totalitarnymi.
§4. Uczestnictwo w sesjach posterowych
4.1. Uczestnicy po zgłoszeniu chęci prezentacji posteru muszą zostać uprzednio zakwalifikowani przez Komitet Naukowy Konferencji.
4.2. Postery należy przygotować w formacje A1 (594mm×841mm).
4.3. Materiały należy umieścić na odpowiedniej planszy przed rozpoczęciem danej sesji posterowej.
4.4. Punkty 3.3. i 3.4. stosuje się odpowiednio.
§5. Opłaty
5.1. Czynny i bierny udział w Konferencji jest płatny. Opłata konferencyjna w wysokości 40 zł obejmuje udział w trzech dniach Konferencji, pakiet konferencyjny, zestawy obiadowe, poczęstunek podczas przerw kawowych oraz wycieczkę turystyczną dla chętnych po toruńskiej starówce. Organizatorzy nie zapewniają miejsc noclegowych.
5.2. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić za pomocą portalu internetowego Konferencji.
5.3. Opłaty błędnie zatytułowane lub wpłacone na inny numer konta nie będą uwzględniane. O terminie wpłaty decyduje data wpływu przelewu. Wpłacona opłata nie ulega zwrotowi.
5.4. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie podanym przez Organizatora na stronie Serwisu Internetowego Konferencji upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa, bez ponoszenia z tego tytułu jakiejkolwiek odpowiedzialności odszkodowawczej.
5.5. Uzyskanie faktury VAT za udział w Konferencji jest możliwe wyłącznie podczas Konferencji po uprzednim wypełnieniu odpowiednich pól w zakładce Płatności. Nie jest możliwe wystawienie faktury w późniejszym czasie, jeśli chęć otrzymania faktury nie zostanie zgłoszona w Serwisie Internetowym Konferencji.
§6. Dane osobowe
6.1. Rejestrując się w serwisie internetowym konferencji, akceptuje się politykę prywatności, której treść dostępna jest na stronie: https://kssnp.umk.pl/pages/privacy/.
6.2. Akceptując regulamin wyrażasz zgodę na przetwarzanie Twoich danych osobowych biometrycznych to znaczy wizerunku twarzy (zdjęcia wykonane przez Organizatorów w celu promocji tego wydarzenia w mediach).
§7. Postanowienia końcowe
7.1. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu Ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504).
7.2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za własności prywatne Uczestników, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
7.3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektów, w których prowadzone są jakiekolwiek działania związane z Konferencją.
7.4. Niniejszy Regulamin wchodzi w życie z dniem jego zamieszczenia na stronie Serwisu Internetowego Konferencji.
7.5. Organizator ma prawo zmiany postanowień Regulaminu.
7.6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część Zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestników.